FAQ

FAQ

Dieser Bereich beinhaltet generelle und technische Fragen, die unserem Support öfter gestellt werden sowie Tipps und Tricks die wir für die tägliche Verwendung Ihres TaskTimers als Hilfreich erachten.

TaskTimer Konzeptionell - Zeit- & Aktivitätenmanagement

 

TaskTimer Konzeptionell - Projekt- & Businessmanagement

 

TaskTimer Konzeptionell - Generelle Verbesserungen

 

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TaskTimer Konzeptionell - Zeit- & Aktivitätenmanagement
Q Kann in nur einem Schritt ein Termin für die ganze Woche eingegeben werden?
A Ja, das ist möglich. Im Bereich Wiederholen des Termines können Sie die mittels der Auswahl "Via Kalender" die Wochennummer auf der rechten Seite doppelklicken und so werden alle Tage ausgewählt.
Q Wie kann ich mich auf die wichtigsten Aktivitäten in meinem Tagesplan fokussieren?
A TaskTimer beinhaltet eine gleichzeitig einfache aber klare Struktur für die Priorisierung Ihrer Aufgaben. Dies ermöglicht Ihnen, einerseits die wichtigen Aufgaben zu identifizieren und andererseits damit Ihre gesetzten Ziele zu erreichen. Nicht zuletzt durch konsequente Planung Ihrer Aktivitäten können Sie Zeit für andere Aktivitäten gewinnen.
Q Wenn ich nun Aufgaben oder Termine in einem Projekt verändere, muss ich diese Anpassungen dann auch in meinem Tagesplan vornehmen?
A Nein. Die vollständige Integration von TaskTimer zwischen Tagen, Wochen, Monaten, Aufgaben und Projekten bedeutet für Sie, dass Anpassungen - wo immer sie auch vorgenommen werden, sofort an allen anderen Stellen auch nachgeführt sind.
Q In unserer Organisation fehlt es an Übersicht und Information, weil die Mitarbeiter in verschiedener Art miteinander kommunizieren. Kann TaskTimer uns dabei helfen?
A Ja. Die bestehenden Vorlagen in TaskTimer stellen eine Verbesserung der Kommunikation sicher, da es den einzelnen Mitarbeiter zu einer strukturierten Arbeit und Kommunikation zwingt.
Q Wie verschiebe oder verändere ich die Grösse eines Unterfensters (wie beispielsweise den Tagesplan) innerhalb von TaskTimer ohne die Verwendung der Maus? Wenn ich ALT-Leerschlag drücke, erhalte ich als Auswahl nur die Option Verschieben/Minimieren...
A Nachdem Sie ALT-Leerschlag gedrückt haben, drücken Sie die rechte Pfeiltaste auf Ihrer Tastatur. Dies wird Ihnen die verfügbaren Funktionen des Unterfensters aktivieren.
Q Wie kann ich auf einfache Weise eine Übersicht aller in meiner Abteilung pendenten Aktivitäten erhalten?
A Mittels der Funktion Personenübersicht oder dem Tages-, Wochen- bzw. der Monatsplan erhalten Sie klare Übersichten von Plänen anderer Mitarbeiter und erhalten so das gute Gefühl, alle notwendigen Informationen jederzeit griffbereit und alles unter Kontrolle zu haben.
Q Ich verwende viel Zeit mit der Buchung von Terminen. Kann TaskTimer mich hier unterstützen?
A Eine Vielzahl von Funktionen, wie die Buchung von Terminen, die Verfügbarkeit von Ressourcen und Equipment, die automatisierte Weiterleitung von Einladungen, Besprechungsprotokollen und Word- oder Excel-Dokumenten helfen Ihnen bei der Einsparung von Zeit, die für die Terminvereinbarung mit anderen Mitarbeitern notwendig gewesen wäre.
Q In der Adressliste der Personen ist kein Feld für die Firmentelefaxnummer vorgesehen. Verschiedene Personen innerhalb des gleichen Unternehmens haben möglicherweise verschiedene Faxnummern...
A

Sie können bestehende Namen der Felder anpassen. Beispielsweise kann das Feld Telefon durch Telefax ersetzt werden. Diese Anpassungen nehmen Sie unter dem Benutzernamen SYSOP vor.

 

TaskTimer Konzeptionell - Projekt- & Businessmanagement
Q Wie kann TaskTimer eine realistische Planung und ein effizientes Management meiner Projekte sicherstellen?
A Mit TaskTimer erhalten Sie Leitfäden und Strukturen für eine einfache aber effiziente Steuerung Ihres Projektmanagements. Das beinhaltet neben klaren Regeln der Zugriffsberechtigungen auch die Verfügbarkeit von abteilungsübergreifenden Projektplänen.
Q Wie kann ich eine verbesserte Übersicht zu den laufenden Projekten erhalten?
A Mittels Nutzung der Funktion Status, den Statusindikatoren auf Basis der Projekte und der Statusautomatisierungsfunktion zwischen Projektverantwortlichem und Projektleiter. Diese Funktionen stellen strukturierte Reportingmöglichkeiten dar, die sowohl für Individuen wie auch ganze Organisationen eingesetzt werden können.
Q Wie kann ich sicherstellen, dass Teamwork und Projektmanagement ohne wesentliche Probleme bei mir in der Abteilung eingeführt werden?
A In TaskTimer können Sie neben dem Projektleiter auch einen Projektverantwortlichen festlegen. Das ermöglicht Ihnen ein Projekt an einen Projektleiter zu delegieren aber trotzdem noch die Übersicht über das Projekt zu behalten.
Q Wie kann ich sicherstellen, dass eine Rationalisierung oder Optimierung der verfügbaren Ressourcen bei mir in der Abteilung stattfindet?
A Die Projektauslastungsübersicht in TaskTimer gibt Ihnen eine klar strukturierte Übersicht der aktuellen Auslastung über eine ganze Abteilung bis hin zu einzelnen Mitarbeitern. Dies macht es Ihnen erst möglich, allfällige Überlastungen oder verfügbare Ressourcen von Ihren Mitarbeitern rechtzeitig zu erfassen.
Q Projektteammitglieder haben ständig zu wenig Informationen über den Stand des Projektes. Wie kann TaskTimer hier helfen?
A

In TaskTimer können Sie zu Projekten Notizen, Word-, Excel oder PowerPoint-Dokumente anhängen. Alle Mitarbeiter, die Projektteammitglieder sind, erhalten sofort Zugriff auf diese Informationen und Sie erreichen damit eine Verbesserung der Gruppeneffizienz.

 

TaskTimer Konzeptionell - Generelle Verbesserungen
Q Wie nutze ich Szenarien?
A Die Funktion Szenario können Sie eine unlimitierte Anzahl von TaskTimer "Desktops" erstellen, speichern und wieder abrufen. Diese geniale Funktion ermöglicht Ihnen jederzeit eine aktuelle Übersicht über eine aktuelle Situation (Szenario) anzuzeigen.
Q Können OLE-Dokumente wie beispielsweise Word-, Excel- oder PowerPoint Dokumente angefügt werden?
A Ja. In TaskTimer ist es möglich, OLE-Dokumente - wie beispielsweise ein Word-Dokument - zu einer Aktivitäten zu verknüpfen. Dabei ist auf die Anzahl von verknüpften Dokumenten keine Limitation gesetzt. Damit wird TaskTimer plötzlich auch zu einem Dokumentenverwaltungssystem.
Q Wie kann Zeit für die Vorbereitung von Terminen gebucht werden?
A Eine Funktion zur Buchung von Vorbereitungszeit ist in TaskTimer integriert. Sie haben dabei die Möglichkeit, eine Aufgabe, die als Vorbereitungszeit des Termines geplant wird, zu einem Termin zu verbinden. Dabei können Sie selbstverständlich die notwendige Zeit für die Vorbereitung selber bestimmen. Selbstverständlich wird in der internen Abrechnung die Zeit für die Vorbereitung mit in die Kalkulation übernommen. Und das alles mit einigen wenigen Klicks.
Q Wie kann ich sehen, wer in welcher Firma tätig ist?
A Das klassische Problem der Suche nach Mitarbeitern in einem Unternehmen hat mit TaskTimer ein ende. In TaskTimer sind Personen und Mitarbeiter in zwei verschiedenen Kategorien separiert und können untereinander verbunden werden. Mittels einmaligem Klick auf die Funktion Erweitern sind alle Personen die zu einer Firma verbunden sind sichtbar. Selbstverständlich auch umgekehrt!
Q Wie können Sitzungszimmer und Equipment verwaltet werden?
A Mittels TaskTimer können Sitzungszimmer separiert gebucht und verwaltet werden. Zudem kann jedem Sitzungszimmer eine verantworliche Person fest zugewiesen und bei Buchungen auch direkt eine Benachrichtigung ausgegeben werden. In Verbindung mit der Buchung von Sitzungen können Equipment wie beispielsweise Hellraumprojektoren, Fahrzeuge, Video-Geräte, Fernseher und noch vieles andere mehr zu einem Sitzungszimmer verbunden werden, so dass diese bei Buchung des Raumes ebenfalls für die gleiche Zeit reserviert werden.
Q Können Notizen zu Nachrichten verbunden werden?
A Ja, es ist möglich, kurze Nachrichten zu Terminbestätigungen oder -ablehnung mit zu senden. Diese Funktion ist gewollt einfach ausgelegt worden, denn nur so ist sichergestellt, dass der Urheber der Anfrage auch über jedwelche Vorkommnisse informiert wird.
Q Kann festgelegt werden, ob eine Notiz für mich oder für jedermann ersichtlich sein soll?
A Ja. Einerseits die die Funktion, mehrere Notizen zu einer Aktivität zu verbinden möglich und andererseits kann der Benutzer zu jeder einzelnen Notiz wählen, ob diese Notiz nun Privat oder für jedermann verfügbar sein soll. Beispielsweise kann diese Funktion verwendet werden, wenn nun eine Einladung an alle Teilnehmer versandt werden soll. Diese Notiz kann zuerst für Sie als "Privat markiert" erstellt werden und sobald diese fertiggestellt ist in die Kategorie Allgemein gewechselt werden und so an alle Teilnehmer verteilen.
Q Wie können Eingaben schneller vollzogen werden?
A

Für eine schnelle Erstellung von Terminen, einem Kontakt oder einer Aufgabe können Sie die Beschreibung der Aktivität einfach in der entsprechenden Spalte eingeben. Selbstverständlich können Sie den Text so auch wieder editieren...

 

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